La scrivania è il luogo in cui si sviluppa la creatività e tutte le principali attività associate al proprio lavoro quotidiano. L’ordine di una scrivania è un concetto soggettivo e non necessariamente rispecchia l’ “ordine mentale” di una persona. In ogni caso, è possibile prendere qualche accorgimento per gestire al meglio il proprio spazio di lavoro, sfruttarne ogni angolino e rendere massima la propria produttività.
Pulizia e selezione
- Partire da zero è la prima regola! Procedi liberando il ripiano e i cassetti del tavolo da ogni oggetto, prosegui con un’accurata pulizia delle superfici e nel frattempo fai mente locale provando a visualizzare la tua “scrivania ideale”.
- Procurati un bel sacco nero e inizia a selezionare le cose precedentemente rimosse dal tavolo. Tutto ciò che è inutile, va buttato! Non tentennare, sai bene che molta di quella roba è solo d’intralcio.
- Eliminato il superfluo, stendi un elenco di quel che invece è essenziale per lo svolgimento delle tue attività: carta, penne, matite, forbici, nastro adesivo ecc. Manca qualcosa? Fa un salto in cartoleria e procuratelo.
Dislocare gli oggetti
- Siedi alla scrivania e poniti domande del tipo: “Se mi servisse una penna rossa, dove la cercherò?”. Probabilmente, di primo acchito, il tuo occhio cadrà nel posto più adatto a collocarla permanentemente. Lo stesso discorso è valido per tutti gli oggetti utilizzati frequentemente.
- In mancanza di “armadietti classificatori”, un ottimo metodo per liberare il piano scrivania dai cosiddetti “fogli volanti” è quello d’impiegare vaschette porta-documenti (comode, economiche e sovrapponibili), in cui organizzare i suddetti fogli per tipologie e ordine d’importanza.
- Quanto all’organizzazione dei cassetti, questi risultano fondamentali per custodire gli oggetti utili, ma d’uso non propriamente assiduo. Se ad esempio ti servi del blocco notes numerose volte al giorno, allora sarà bene sistemarlo sul tavolo (in una zona dedicata); nel caso invece lo adoperi saltuariamente ti converrà riporlo in un cassetto alto e accessibile, così da averlo a portata di mano senza che ti sia d’ingombro.
- Nell’eventualità tu possieda oggetti minuti, onde evitare di lasciarli sparsi e perdere poi delle mezze giornate a cercarli, puoi acquistare degli appositi “separatori da cassetto”, adeguati a conservare ordinatamente tutte le piccole cose (viti, cacciaviti da orologiaio, chiavette a brugola ecc.) di non facile collocazione.
- Denominare i cassetti a seconda degli articoli contenuti, ti servirà a rafforzare l’ordine mentale, spronandoti inoltre a “pensarci due volte” prima d’introdurre “cianfrusaglie”.
Personalità e rispetto degli spazi
- Soprattutto sul luogo di lavoro, la tendenza generale è di lasciare la scrivania anonima e/o sguarnita. In realtà, un pizzico di personalità non guasta affatto; anzi, in molti casi una fotografia, una frase, un disegno… insomma qualcosa che ti faccia sentire “a casa”, rasserenandoti e/o spronandoti alla creatività, gioverà alla tua produttività.
- Utilizzi un piano di lavoro condiviso? Definisci i tuoi spazi senza invadere quelli del vicino. Mantieni la documentazione lavorativa che ti riguarda ben separata dai carteggi dei colleghi, etichetta gli oggetti di tua proprietà per evitare imbarazzanti discussioni e cerca di mantenere pulita la tua postazione, poiché negli ambienti condivisi sporcizia e disordine si accumulano a velocità doppia. Un cestino dell’immondizia ti permetterà di sbarazzarti del superfluo prima d’esser colto dalla tentazione d’appoggiarlo “temporaneamente” dove non dovrebbe stare.
Ultima regola d’oro, valida in ogni contesto: essenziale al mantenimento dell’ordine sarà sviluppare la ferrea abitudine di riporre sempre gli strumenti di lavoro al loro posto una volta terminatone l’utilizzo. Buon lavoro! ?