Molto spesso quando si fa notare a qualcuno di essere disordinato si riceve come risposta la più classica delle giustificazioni: “io mi trovo nel mio disordine”.
La realtà dei fatti ci dice, invece, che un ufficio ordinato, pulito e accogliente riduce drasticamente i livelli di stress e aumenta la produttività, oltre a essere un bel segnale per chi ci fa visita e per i colleghi con cui si convive. Tuttavia, anche i più meticolosi non sempre sono impeccabili nell’impresa di tenere ordinato il proprio ufficio in quanto ci sono periodi in cui le scartoffie si accumulano, i post-it sommergono la scrivania e gli appunti volano dappertutto.
Qualche utile suggerimento
Anzitutto, per curare il tuo ufficio, mettiti nei panni di una persona che entra per la prima volta, osserva l’ambiente e percepisci quale sensazione ti suscita. Prendi poi spunto da questi utili consigli, o segreti del mestiere. 😉
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L’illuminazione
E’ uno dei primissimi elementi da considerare e da non trascurare: a seconda delle luci disponibili e della loro luminosità le cose possono essere viste e affrontate da nuove prospettive. Un ufficio ben illuminato sarà maggiormente apprezzato e di conseguenza il proprio occupante avrà una marcia in più nello svolgere le proprie mansioni e nel prendersene cura.
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La scrivania
Non è mai banale e ripetitivo ricordare che la scrivania deve essere in ordine in quanto fogli e stampe sparsi qua e là non solo comunicano una sensazione di sporco, ma rendono anche difficile orientarsi e trovare agevolmente determinate informazioni in essi contenute. Ottimi metodi per poter annotare rapidamente tutti i messaggi e le idee che ci vengono in mente (evitando centinaia di post-it sparsi sulla scrivania) sono:
1: un notes sulla scrivania sempre accanto al telefono, insieme ad una matita o una biro;
2: un’agenda sempre aperta, in modo da poterla consultare quando si è al telefono per gli eventuali appuntamenti. Si consiglia sempre di scrivere con una matita per le probabili modifiche (un cambio d’orario e/o giorno di un appuntamento);
3: uno scadenzario e la pratica su cui si sta lavorando.Inoltre, una scrivania sgombra e ordinata è segno di efficienza e produttività: basta ritagliarsi qualche minuto a fine giornata per riordinare il tutto e, di tanto in tanto, dedicarsi a una sorta di “inventario” dal quale eliminare gli elementi superflui (penne scariche, vecchie informazioni e appunti, ecc.).
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L’archiviazione
Per agevolare l’ordine sulla scrivania e all’interno dell’intero ufficio è buona cosa abituarsi ad archiviare e catalogare tutti i documenti cartacei (senza dimenticare l’ordine e l’archiviazione dei documenti digitali…avete presente quella bella sensazione che provate quando il desktop del vostro PC è quasi completamente sgombro?! Ecco appunto 😉). In ogni ufficio che si rispetti non possono mancare cartelle e faldoni per l’archivio, possibilmente di colori diversi così da poter meglio codificare determinate caratteristiche associate ai documenti che contengono, per esempio rosso = urgente, blu = archiviato, ecc
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La libreria
Ovviamente, quando le citate cartelle e faldoni cominciano a essere un numero considerevole è opportuno evitare di farli campeggiare qua e là, ma piuttosto riporli in appositi armadi e librerie. Una buona prassi consiste nell’utilizzare un criterio preciso nel disporli: le pratiche urgenti e/o che devono essere gestite in tempi brevi possono soggiornare nelle immediate vicinanze della scrivania (per esempio, direttamente nelle apposite vaschette), mentre i documenti più “preziosi” e “delicati” la cui consultazione risulta essere piuttosto sporadica vanno inseriti in raccoglitori facilmente individuabili attraverso etichette che ne specificano il contenuto e riposti in armadi possibilmente sotto chiave.
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Il profumo
Ultimo “segreto” ma non meno importante: un ambiente risulta piacevole quando soddisfa altri sensi oltre alla vista, basti pensare, per esempio, all’odorato. Dei bei fiori profumati o dei profumatori per ambiente non troppo forti possono senz’altro contribuire a rendere l’ufficio un luogo gradevole, sia per chi ci lavora, sia per il cliente che vi fa visita.