Il registratore di cassa è un elemento indispensabile o quantomeno obbligatorio per chiunque possieda un’attività commerciale: la sua funzione principale consiste nel registrare le operazioni di vendita tramite l’emissione di uno scontrino -o, per certi modelli abilitati, anche ricevute o fatture- valido dal punto di vista fiscale.
Il registratore di cassa è stato inventato nel 1879 da un certo James Jacob Ritty, possessore del saloon Pony House a Dayton in Ohio: Mr Ritty era un uomo dal forte senso pratico e dai modi raffinati, ma anche un poco diffidente, aveva notato che alcuni dei suoi impiegati erano disonesti e si intascavano qualche moneta. È così, che durante un viaggio in nave in Europa, ebbe l’illuminazione che lo portò a realizzare il primo registratore di cassa della storia: Mr Ritty aveva infatti notato a bordo della nave una specie di contatore della quantità di carburante in uscita, così una volta tornato a casa si mise a costruire una sorta di orologio con tastiera e, dopo vari tentativi, riuscì a farlo funzionare. La storia racconta che Mr Ritty, non avendo né tempo né energia per dedicarsi alla gestione anche di un’impresa di registratori di cassa, decise di vendere tutto a qualcun altro che ne face un’azienda.
Tornando ai giorni nostri, ciò che rende obbligatorio il registratore di cassa per quasi tutte le attività commerciali è appunto la registrazione delle transazioni, comunicate poi all’agenzia delle entrate, il tutto secondo quanto disciplinato dalla normativa D.M. 23 marzo 1983 e successive modificazioni ed integrazioni. Quest’ultima richiede controlli annuali a carico dell’utente, da eseguire presso soggetti autorizzati: a seguito di ogni controllo viene dato un esito positivo o negativo. Nel primo caso viene applicata una targhetta verde recante il nome del soggetto abilitato, e la data del controllo, il dispositivo viene quindi considerato idoneo; nel secondo caso, in cui il registratore viene invece reputato non idoneo, viene applicata una targhetta con la dicitura “non utilizzabile”. Ad ogni registratore corrisponde infine un libretto dove vengono riportati tutti i controlli svolti, e i dati di utilizzatore, produttore, rivenditore e numero di matricola.
Esistono vari modelli di registratori di cassa, più o meno attrezzati: si parte dal modello base, senza valenza fiscale, per quelle attività che non richiedono l’emissione di scontrini; ci sono poi registratori che possono svolgere le più svariate funzioni molto utili per la gestione della propria attività, che consentono per esempio l’inserimento manuale del prezzo, l’installazione ed il collegamento di POS, lettori di codici a barre e di computer forniti di programmi appositi per una gestione intelligente del magazzino e del negozio. Si capisce quindi quanto possa variare il prezzo da modello a modello; per questo motivo bisogna valutare bene, in base alla propria attività, su quale far ricadere la scelta. Se si possiede un’attività di vendita merce, sarà utile un lettore di codice a barre per identificare velocemente un prodotto, funzione che non sarà necessaria invece nel caso di piccole attività alimentari come ad esempio gelaterie e paninoteche. Da tenere in considerazione poi, nel caso di volumi di vendite abbastanza elevati, registratori touch screen, con pulsanti più grandi atti a facilitare e a velocizzare le operazioni di registrazione dei pagamenti, utili anche per minimizzare gli errori di chi effettua le registrazioni.